Оскільки здійснення діяльності як фізична особа-підприємець передбачає ведення спрощеної або загальної системи обліку, то досить частим питанням є:

«Чи потрібно мати ФОПу підтверджуючі документи на придбані та реалізовані товари або послуги». Розберемо це питання детально.

Система оподаткування	Первинна документація	Стаття ПКУ
Загальна система оподаткування: Із/без РРО	Обов’язкова наявність первинних документів щодо походження отриманих доходів і понесених витрат. (Облік може вестись в паперовому або електронному вигляді у тому числі через Електронний кабінет Платника).	П.177.10 ПКУ
Спрощена система оподаткування: із/без ПДВ + РРО (за умови реалізації ліків, медичних та ювелірних виробів, непродовольчих товарів широкого вжитку, на які встановлено гарантійний строк)	Обов’язковий облік надходження та вибуття товарних запасів. (Продаж ТМЦ може здійснюватися тільки за наявності підтверджуючих документів про їх походження )	П. 12 ст. 3 Закону про РРО
Спрощена система обліку ФОП (без РРО): 1 група 2 група 3 група без ПДВ	Відсутність вимоги мати підтверджуючі документи на товар. Однак податківці рекомендують їх мати з метою уникнення підозр на незаконне отримання ТМЦ чи отримання у фізичної особи без сплати ПДФО і ВЗ податковим агентом.

Документи від продавця ТМЦ для загальносистемників, що потрібно знати? Облік товарів у ФОП з 26.11.2021.

Так як документально підтвердженні витрати суттєво впливають на об’єкт оподаткування для загальносистемника, то фіскали наполягають на підтвердженні витрат первинними документами із наступними обов’язковими реквізитами:

зміст та обсяг господарської операції, одиниці виміру;
дата складання;
назва документа;
назва суб’єкта господарської діяльності, від імені якого складено документ;
посадова особа, що відповідає за правильність оформлення та здійснення господарської операції підписи уповноважених осіб із сторони покупця і продавця.

До первинних документів постачальника (при наявності всіх вищезазначених реквізитів ) можуть відноситься:

Товарний чек;
Фіскальний чек;
Акт виконаних робіт;
Видаткова накладна;
ТТН;
Рахунок-фактура (інвойс);
Квитанція;
Будь-який інший первинний документ, що підтверджує факт оплати та/або надходження ТМЦ до покупця.

Для спрощенців Із/Без ПДВ+РРО повинні бути підтверджуючі документи щодо надходження товарів із обов’язковими реквізитами як і для загальносистемників.

Які особливості оформлення і зберігання первинних документів, що підтверджують дохід фізичної особи підприємця?

Оскільки ФОП повинні здійснювати свою діяльність відповідно до КВЕД зазначених у виписці із Єдиного державного реєстру, то дохід вони повинні підтверджувати шляхом оформлення відповідних первинних документів.

При виявлені порушень щодо отримання доходу ФОПом до такого доходу застосовують підвищену ставку ЄП 15% та можуть перевести на загальну систему оподаткування. Підстава:
1. Отримання доходу ФОП 1-2ї груп від ведення діяльності, забороненої для цих груп.

2. Отримання доходу від негрошових розрахунків (наприклад бартер, взаємозалік).

3. Отримання доходу від заборонених для всіх єдинників видів діяльності.

4. Отримання доходу за не зареєстрованими в реєстрі єдинників кодами КВЕД.

Також, слід зазначити, що ФОП зобов’язані забезпечити зберігання всіх первинних документів, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань по податкам і зборам.

Згідно із пунктом 44.3. ПКУ передбачено наступні терміни зберігання первинних документів: 1 095 днів із дня подання податкової звітності.

Незабезпечення умов для зберігання та відсутність підтверджуючих первинних документів протягом вищезазначеного періоду тягне за собою штраф у розмірі 1 020,00 грн. У разі виявлення повторного порушення протягом року штраф складає 2 040,00 грн.