В сучасних умовах діджиталізації все більше процесів переходять в цифровий режим роботи. Тепер багато функцій, в тому числі з державних послуг, доступні в наших гаджетах, персональних комп’ютерах. Нещодавні зміни торкнулись і трудового законодавства. Так, з 10 червня 2021 року вступив в силу Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», яким, власне, змінюється порядок обліку трудової діяльності і запроваджується перехід з паперових трудових книжок на електронні.
Отже, починаючи з 10.06.2021 року дані про працевлаштування, звільнення працівника будуть вестися в електронному форматі. При цьому Перехідний період триватиме 5 років – протягом цього часу ще можуть використовуватися як паперові, так і електронні книжки. І тепер Пенсійний фонд повинен впроваджувати Порядок щодо подання сканованих копій трудових книжок.
Таким чином, електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової, тому і в електронному форматі теж буде відображатись вся інформація про стаж, трудову діяльність працівника. Дані мають бути переведені в Реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Відомості про діяльність може внести як сам працівник, так і роботодавець – для цього через веб-портал електронних послуг ПФУ подаються відскановані або оцифровані копії документів. Після внесення інформації про трудову діяльність роботодавець повинен повернути паперовий оригінал книжки працівнику під підпис.
Як звільняти працівників та оформлювати нових після вказаних змін? Якщо працівник звільняється після 10.06 і його дані ще не були передані в Реєстр, то просто в паперову книжку робиться запис про звільнення і на руки видається копія наказу. При прийнятті на роботу після 10 червня 2021 року працівник надає або трудову книжку, або Витяг з Державного реєстру застрахованих осіб. Запис в книжці буде здійснюватися тільки за бажанням працівника – в такому разі роботодавець повинен протягом 5 днів після прийому на роботу зробити запис і повернути трудову працівникові.
Щодо роботодавців, які є ФОПами слід зазначити наступне. При звільненні працівника ФОП потрібно уточняти, чи був переданий скан трудової книжки в ПФУ – якщо так, то запис в паперовій книжці робиться за бажанням робітника, а якщо скан не було передано, то запис потрібно зробити обов’язково.
Таким чином, в 2021 році продовжується поступовий перехід від паперового документообігу. Введення електронних трудових книжок має свої переваги –такий формат набагато зручніший у використанні. Це допоможе усунути проблеми, які виникали з паперовими книжками. Наприклад, не буде ризиків втратити трудову книжку і втрачати багато часу на її відновлення, пошкодити, внести недостовірні відомості, а також електронний формат значно спрощує доступ працівника чи роботодавця до відомостей про трудовий чи страховий стаж. А також за наявності даних в Реєстрі буде автоматично призначатися пенсія – одразу після досягнення пенсійного віку і для цього не потрібно буде звертатися додатково до пенсійних органів і проходити бюрократичні процедури.
