Із метою підвищення ефективності діяльності компаній, роботодавці періодично відправляють співробітників у відрядження. Це може бути як поїздка в межах території України так і відрядження закордон. Тому потреба у належному оформленні і дотриманні положень чинного законодавства про відрядження відіграє важливу роль.

Перш за все потрібно визначити сутність поняття «службове відрядження».

Службове відрядження - це поїздка найманого працівника у визначений згідно з наказом про відрядження населений пункт на певний термін для виконання визначеного переліку робочих завдань. Орієнтовне визначення взяте із інструкції № 59 для державних структур і підприємств від 13.03.1998 р., оскільки жоден інший законодавчий документ не містить розшифрування даного поняття.

Які документи необхідні для документування відрядження співробітника?

Наказ про відрядження (вказується пункт призначення, назва компанії куди відряджають працівника, термін поїздки та її мета (службове завдання));
Авансовий звіт з прикладеними документами, що підтверджують витрати працівника;
Кошторис планових витрат на відрядження (корисний документ, якщо підприємство планує попередньо видати працівнику аванс, функція документу – обґрунтування розміру авансу в т. ч. добових);
Звіт про виконану роботу у відрядженні (не є обов’язковим документом, оформлюється за потребую керівника компанії );
Чи потрібні документи, які підтверджують виконання Угоди про уникнення подвійного оподаткування чи Угоди про соціальне забезпечення – наші спеціалісти проконсультують.

Важливо: заборонено відправляти у відрядження вагітних жінок та жінок, що мають одну дитину та більше віком до трьох років.

Як здійснюється розрахунок оплати днів відрядження?

Згідно із Кодексу законів про працю норма оплати днів у відрядженні не може бути нижчою за середньоденну заробітну плату, що нарахована за останні два календарні місяці роботи, які передують місяцю вибуття у відрядження. Згідно із постановою кабінету міністрів № 917 від 01.09.2021 до розрахунку середньоденної зарплати тепер також включаються премії (інші стимулюючі виплати) що виплачуються за тривалий період (від двох місяців).

Розрахунок суми премій (інших виплат) за тривалий період, які включаються в середньоденну заробітну плату наведено нижче:

Сума премій (інших виплат), що включаються в середньоденну заробітну плату дорівнює

сумі нарахованих премій (інших виплат) / Кількість відпрацьованих робочих днів за період, в якому вони нараховані * Кількість відпрацьованих днів в місяцях, що відносяться до розрахункового періоду

Коли видається аванс на відрядження?

Аванс на відрядження видається в готівковій та/або безготівковій формі (за рішенням керівництва компанії). Його видачу потрібно здійснити до початку здійснення поїздки, але не раніше затвердження наказу про відрядження.

Яка норма добових витрат для відрядженням по Україні та закордон?

Згідно із нормами податкового кодексу неоподатковувані добові витрати по Україні встановленні в межах 600 грн на день, а закордоном не більше 80 Євро за день. Однак підприємство може встановити добові більші за неоподатковувану норму, але суму перевищення потрібно буде оподаткувати ПДФО і військовим збором.

При відрядженні закордон із встановленими візовим режимом в’їзду для українців, кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно із відмітками уповноваженої особи державної прикордонної служби України у паспорті. У разі відрядження до країн із безвізовим режимом в’їзду кількість днів відрядження визначається відповідно до наказу про відрядження та підтверджуючими первинними документами.

По приїзду із відрядження працівник повинен в п’ятиденний термін, який настає за днем прибуття до місця роботи подати «Звіт про використання коштів наданих на звіт».

Сума надміру виплачених коштів підлягає поверненню до каси підприємства або зарахуванню на відповідний рахунок компанії. Підтверджені документально надміру витрачені кошти повертаються працівнику протягом трьох днів після затвердження «Звіту про використання коштів, які надані на відрядження».