С первого сентября 2021г. вступил в силу ГОСТ 4163:2020. Его цель - осуществление оформления служебных документов государственными органами, предприятиями, учреждениями и другими юридическими лицами по установленным реквизитам и в соответствии с требованиями к их оформлению независимо от носителя информации.

Использование ГОСТ 4163:2020 физическими лицами-предпринимателями при оформлении служебных документов не является обязательным (только по собственному желанию), поскольку в стандарте о них ничего не указано.

Действие ГОСТ 4163:2020 распространяется на следующие организационно-распорядительные документы:

Организационные:

Уставы;
Положения;
Штатное расписание;
Должностные инструкции.

Распорядительные:

Постановления;
Распоряжение;
Решение;
Приказы.

Информационно-аналитические (документы создаваемые в ходе деятельности предприятия):

Служебные записки;
Пояснительные записки;
Справки;
Акты.

Важно: вся кадровая документация должна ориентироваться на требования прописаны в данном стандарте.

В ГОСТ 4163:2020 отражены изменения связаны с:

Содержанием и местом расположения реквизитов в организационно-распорядительных документах;
Составом реквизитов в организационно-распорядительных документах;
Требованиями к изготовлению и осуществления оформления организационно-распорядительных документов.

Обязательными для юридических лиц являются следующие реквизиты:

Название юридического лица;
Вид документа;
Дата составления документа;
Регистрационный индекс;
Заголовок к тексу;
Текст;
Подпись.

Язык документов исключительно украинский, возможно только исключение при осуществлении общения юридического лица с нерезидентом (при таком условии документ состоит на двух языках: слева украинской, справа иностранной).

Как поступать директору при оформлении документов? Аутсорсинг эти вопросы решает.

Оформление организационно-распорядительных документов по ГОСТ 4163: 2020

ТРЕБОВАНИЕ	ОФОРМЛЕНИЕ
Подпись	Должность Личная подпись Собственное имя ФАМИЛИЯ.
Адресат	Должность, имя и ФАМИЛИЯ адресата (в дательном падеже).
Гриф утверждения документа	Слово «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименование должности, личная подпись, имя, фамилия лица и дата утверждения.
Резолюция	Фамилия/фамилии, имя/имена исполнителя/исполнителей (в дательном падеже), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.
Виза (внутреннее согласование) документа	Наименование должности (по желанию), личная подпись, имя и ФАМИЛИЯ лица, что визирует документ, дата визирования.
Отметка о заверении копии документа	Согласно оригиналу (без кавычек), наименование должности, личную подпись лица, заверившего копию, его собственное имя и ФАМИЛИЯ, дата заверения копии.
Сведения об исполнителе документа	Фамилия и имя собственное исполнителя документа, номер его служебного телефона.
Отметка об ознакомлении с документом	С документом ознакомлен / ознакомлена (без кавычек), личная подпись, имя, дата, (работник лично проставляет во время ознакомления с документом).
Отметка об исполнении документа	К делу (без кавычек), номер дела, в котором документ будет храниться, ссылки на дату и регистрационный номер документа, удостоверяющего выполнение, наименование должности, личную подпись, имя и фамилия ответственного лица, дата оформления отметки.
Наименование предприятия	БОЛЬШИМИ БУКВАМИ (допустимым является использование полужирного прямого шрифта). Важно: наименование должно соответствовать полному наименованию, которое прописано в уставе, ниже полного наименования размещают сокращенное (если оно прописано в уставе).
Название вида документа	БОЛЬШИМИ БУКВАМИ (допустимым является использование полужирного прямого шрифта). Важно: в письмах название вида документа не указывают.
Эмблема или торговая марка	С левой стороны листа от наименования юридического лица.
Регистрационный номер документа	Порядковый номер документа (только в пределах группы зарегистрированных документов), через черту возможное дополнение индексами.
Дата документа	Цифровой: точка в конце документа не проставляется, если число содержит одну цифру, обязательно впереди проставляется ноль. Словесно-цифровой (для документов финансового характера): если число содержит одну цифру, обязательно впереди проставляется ноль.
Реквизиты почтового адреса	Последовательность: 1. Название улицы; 2. номер дома; 3. Номер корпуса или офиса (при наличии); 4. Название населенного пункта, района, области; 5. Почтовый индекс. Важно: если юридический адрес юридического лица отличается от места фактического осуществления деятельности нужно указывать оба адреса.
Место составления документа	Отмечается во всех документах (исключение письма). Место составления должно соответствовать требованиям КАТОТТГ.
Подпись документа в случае отсутствия должностного лица	Подписывает заместитель должностного лица или другое уполномоченное лицо: Должность Личная подпись Собственное имя ФАМИЛИЯ. Важно: использование словосочетания «Исполняющий обязанности» к наименованию должности возможно только при наличии распорядительного документа. При отсутствии должностного лица, прописана в документе (если перепечатать организационно-распорядительный документ не имеет возможности) рукописным или машинописным способом вносят исправления по должности подписанта.
Оттиск печати	Охватывает последние несколько букв должности лица, уполномоченное подписывать организационно-распорядительный документ (но не ее личная подпись) или специально отведенном месте (отметка «МП»).
Отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации (для документов длительного хранения)	Документы длительного хранения (более 10 лет) не могут быть исключительно в электронной форме. Печать их бумажного варианта должна быть со штрих-кодом или QR-кодом с указанием данных юридического лица и датой наложения электронно-цифровых подписей и печатей.
Печать документов длительного хранения	Печать на одной стороне листа, если срок хранения документа 10 и более лет. Печать на лицевой и обратной стороне листа, если это документ временного хранения.
Бланк документа	А4; А5; АЗ (для документов в виде таблиц).
Поля бланков документов	Левое -30 мм; правое - 10 мм; Верхнее и нижнее - 20 мм.
Размеры отступов от левого поля документов	Для абзацев в тексте - 10 мм; реквизита «Адресат» - 90 мм; реквизита «Гриф утверждения» - 100 мм.
Расположение реквизитов на бланках	Угловое (постоянные реквизиты организационно-распорядительного документа находятся в верхнем левом углу листа). Продольное (постоянные реквизиты организационно-распорядительного документа находятся вдоль левом углу листа).

Самым главным вопросом для субъектов хозяйствования до сих пор является обязательность оформления реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ 4163:2020.

Предыдущий ГОСТ 4163:2003 согласно Правил делопроизводства №1000/5 был обязательным. Логично, что и новый стандарт оформления реквизитов будет иметь такую же силу. Однако, пока не были внесены изменения в другую нормативно-правовую базу (в частности правила делопроизводства №1000/5) говорить о целесообразности применения юридическими лицами ГОСТ 4163:2020 рано, поскольку обязанность его применения пока недостаточно аргументирована и очевидна.

Важно: исключением для применения правил ГОСТ 4163:2020 может быть подача копий организационно-распорядительных документов компании в государственные органы, по-скольки эти документы принимаются только с отметкой о заверении копий оформленной в соответствии с требованиями действующего ГОСТа.